KIINTEISTÖTOIMISTO KRUUNA LKV

TIETOSUOJASELOSTE 25.8.2019

Tieto­suo­jalain ja Euroopan Union­in yleisen tieto­suo­ja-ase­tuk­sen (2016/679/EU) mukainen yhdis­tet­ty tieto­suo­jaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Kiin­teistö­toimis­to Kru­u­na LKV

Mus­tan­lah­denkatu 24 A, 33210 Tam­pere Y‑tunnus: 1976708–4

Yhteyshenkilö tieto­suo­ja-asiois­sa: Juhana Wahlros

Ase­ma: Yrit­täjä puh. 0400 232087

Tieto­suo­jalain ja Euroopan Union­in yleisen tieto­suo­ja-ase­tuk­sen (2016/679/EU) mukainen yhdis­tet­ty tieto­suo­jaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Kiin­teistö­toimis­to Kru­u­na LKV asi­akas­rek­isteri (“Asi­akas­rek­isteri”).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

3.1 Yleistä henkilöti­eto­jen käsittelystä

Siltä osin kuin Asi­akas­rek­isteri sisältää henkilöti­eto­ja, niiden käsit­telyssä nou­date­taan tieto­suo­jalakia ja mui­ta kul­loinkin voimas­saole­via lake­ja, ase­tuk­sia, määräyk­siä ja vira­nomaiso­hjei­ta, jot­ka koske­vat henkilötiedon käsit­te­lyä. Henkilötiedol­la tarkoite­taan tietoa, joka on yhdis­tet­tävis­sä tiet­tyyn henkilöön. Tässä asi­akir­jas­sa kuvataan tarkem­min henkilöti­eto­jen keräämistä, käsit­te­lyä ja luovu­tus­ta koske­vat menet­te­ly­ta­vat, sekä asi­akkaan eli rek­isteröi­dyn oikeudet.

3.2 Henkilöti­eto­jen keräämisen tarkoitus

a) Sopimus‑, asi­akas- tai niihin rin­nastet­ta­va muu suhde

Asi­akas­rek­isterin käyt­tö­tarkoituk­se­na on rekisterinpitäjän

- sopimus- tai asi­akas­suhde toimek­sianta­jan (esim. myyjä tai vuokranan­ta­ja) kanssa;

- toimek­sian­non suorit­tamiseen liit­tyvä suhde toimek­sianta­jan vastapuolen (esim. osta­ja tai vuokralainen) kanssa;

- sopimus­suhde arvioin­ti­toimek­sian­non tai muun asiantun­ti­japalvelun käyt­täjän kanssa.

Rek­ister­in­pitäjä voi kerätä tieto­ja myös esim. asun­toe­sit­te­lyis­sä läs­nä olevil­ta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennal­taehkäisemisek­si, valvom­isek­si ja selvit­tämisek­si, tai

muil­lakin keinoin mah­dol­lis­ten asi­akkaiden kiin­nos­tusten kohtei­den selvit­tämisek­si tai myöhem­män asi­akas­suh­teen perustamiseksi/palvelujen tar­joamisek­si ja markkinointiin.

Tässä kohdas­sa a) maini­tu­ista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nim­i­tys­tä Asiakas.

b) Kiin­teistön­väl­i­tys­li­ikkeitä koske­va lain­säädän­tö, laki kiin­teistön­väl­i­tys­li­ikkeistä ja vuokrahuoneis­ton väl­i­tys­li­ikkeistä (1075/2000) ja laki kiin­teistö­jen ja vuokrahuoneis­to­jen väl­i­tyk­ses­tä (1074/2000) ja niihin perus­tu­va toimek­sianto­jen hoit­a­mi­nen sekä Asi­akkaan omien haku­jen selvit­tämi­nen edel­lyt­tävät alla kohdas­sa “Asi­akas­rek­isterin tieto­sisältö” mainit­tu­jen tieto­jen tal­len­tamista, käyt­tämistä ja säi­lyt­tämistä. Väl­i­tys­li­ik­keen tulee mm. pitää toimek­siantopäiväkir­jaa, johon kuhunkin toimek­siantoon liit­tyvät henkilö‑, kohde- ja tapah­tu­matiedot asi­akir­joi­neen tal­len­netaan (“Toimek­siantopäiväkir­ja”).

c) Rahan­pe­sun lak­isääteinen valvonta

Lain rahan­pe­sun ja ter­ror­is­min rahoit­tamisen estämis­es­tä (444/2017, jäl­jem­pänä “Rahan­pe­su­la­ki”) 3 luvun 3 §:n mukaises­ti Asi­akkaan tun­temisti­eto­ja ja mui­ta lain mukaisia henkilöti­eto­ja tal­len­netaan, säi­lytetään ja voidaan käyt­tää rahan­pe­sun ja ter­ror­is­min rahoit­tamisen estämiseen, pal­jas­tamiseen ja selvit­tämiseen sekä rahan­pe­sun ja ter­ror­is­min rahoit­tamisen ja sen rikok­sen, jol­la rahan­pe­sun tai ter­ror­is­min rahoit­tamisen kohteena ole­va omaisu­us tai rikoshyö­ty on saatu, tutk­in­taan saat­tamista varten. Asi­akkaan tun­temisti­eto­ja tai mui­ta henkilöti­eto­ja, jot­ka on han­kit­tu ain­oas­taan rahan­pe­sun ja ter­ror­is­min rahoit­tamisen estämisek­si ja pal­jas­tamisek­si, ei käytetä tarkoituk­seen, joka on yhteen sopi­ma­ton näi­den tarkoi­tusten kanssa.

d) Suos­tu­muk­seen perus­tu­va tieto­jen tallentaminen

Sikäli kuin edel­lä san­ot­tui­hin lakei­hin tai olo­suhteisi­in perus­tu­va rek­isteröin­tioikeus ylit­tyy, tai mainit­tua muu­ta oikeuspe­rus­taa ei ole, pyy­de­tään Asi­akkaal­ta erik­seen suos­tu­mus henkilöti­eto­jen tal­len­tamiseen, käsit­te­lyyn ja säi­lyt­tämiseen. Toimek­siantoti­eto­ja käytetään myös arvioin­ti- ja mui­hin asiantun­ti­japalvelui­hin liit­tyvi­in sopimus­suhteisi­in ja säi­lytään Toimek­siantopäiväkir­jaa vas­taavin tavoin.

3.3 Tieto­jen käyttötarkoitus

Asi­akas­rek­isteris­sä ole­via tieto­ja voidaan käyt­tää seu­raavi­in pääasial­lisi­in tarkoituksiin:

- asi­akas­suh­teen hoit­a­mi­nen ja kehittäminen

- palvelu­iden tuot­ta­mi­nen, tar­joami­nen, kehit­tämi­nen, paran­t­a­mi­nen ja suojaaminen

- lasku­tus, per­in­tä ja asi­akastapah­tu­mien varmentaminen

- main­on­nan kohdentaminen

- palvelui­ta koske­va analysoin­ti ja tilastointi

- asi­akasvi­estin­tä, markki­noin­ti ja mainonta

- palvelui­hin liit­tyvien rek­ister­in­pitäjän ja muiden toimek­siantoi­hin liit­tyvien henkilöi­den ja tahojen

oikeuk­sien ja/tai omaisu­u­den suo­jaami­nen ja turvaaminen,

- rek­ister­in­pitäjän lak­isääteis­ten velvoit­tei­den hoit­a­mi­nen, sekä — muut vas­taa­vat käyttötarkoitukset.

3.4 Seu­raa­muk­set tieto­jen saa­mat­ta jäämisestä

Mikäli rek­ister­in­pitäjä ei saa kohdis­sa 3.2 a), b) ja c) tarkoitet­tu­ja tieto­ja, ei asi­akas­suhdet­ta voi­da aloit­taa tai jatkaa, taik­ka ryhtyä muuhun sopimuk­seen tai osal­lis­tua oikeustoimeen

Asi­akkaan kanssa. Mikäli asun­toe­sit­telyssä ei saa­da kävi­jän tun­nistamisek­si riit­täviä tieto­ja, ei kyseistä henkilöä voi­da vält­tämät­tä päästää asuntoesittelyyn.

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Toimek­siantopäiväkir­jas­sa ja sen liit­teis­sä käsitel­lään, tai voidaan käsitel­lä, seu­raavi­in ryh­mi­in kuu­lu­via tietoja:

- Asi­akkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli

- omas­ta tai yri­tyk­sen puoles­ta toimi­van henkilön henkilö­tun­nus ja mah­dol­lis­es­ti yri­tys­tun­nus luotet­tavaa tun­nistamista varten

- lasku­tuk­seen ja per­in­tään liit­tyvät tiedot

- asi­akku­u­teen ja sopimus­suh­teeseen liit­tyvät tiedot, kuten Asi­akkaalle tar­jo­tut palve­lut, niiden käyt­tämis­päivä, osto­tar­jouk­sen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kaup­pa­sopimuk­sen tekopäivä ja

tiedot, kohde­tiedot, väl­i­tys­palkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vas­taa­vat tiedot — lupatiedot ja kiel­lot, kuten suo­ra­markki­noin­tilu­vat ja ‑kiel­lot

- mie­lenki­in­non kohteet ja muut Asi­akkaan itse anta­mat tiedot

- palvelu­jen muut tapahtumatiedot

- rekla­maa­tiot ja niiden käsittelytiedot

- vuokralaisen luot­totiedot ja muut taloudel­liset tiedot vuokran­mak­sukyvyn arvioimista varten

Rahan­pe­su­lain valvon­taa koske­vis­sa rek­ister­i­tiedois­sa käsitel­lään, tai voidaan käsitel­lä, seu­raavia Asi­akkaaseen liit­tyviä tietoja:

- nimi, syn­tymäai­ka ja henkilötunnus

- edus­ta­jan nimi, syn­tymäai­ka ja henkilötunnus

- oikeushenkilön täy­delli­nen nimi, rek­ister­inu­mero, rek­isteröimis­päivä ja rekisteriviranomainen

- oikeushenkilön hal­li­tuk­sen tai vas­taa­van päät­tävän eli­men jäsen­ten täy­del­liset nimet, syn­tymäa­jat ja kansalaisuudet

- oikeushenkilön toimiala

- tosi­asial­lis­ten edun­saa­jien nimi, syn­tymäai­ka ja henkilötunnus

- henkilöl­lisyy­den toden­tamises­sa käyte­tyn asi­akir­jan nimi, asi­akir­jan numero tai muu tun­nis­teti­eto ja myön­täjä taik­ka kopio asi­akir­jas­ta tai jos asi­akas on etä­tun­nis­tet­tu, tiedot toden­tamises­sa käyte­tys­tä menet­telystä tai lähteistä

- tiedot Asi­akkaan toimin­nas­ta, liike­toimin­nan laadus­ta ja laa­ju­ud­es­ta, taloudel­lis­es­ta ase­mas­ta, perus­teet liike­toimen tai palvelun käytölle ja tiedot varo­jen alku­perästä sekä muut Rahan­pe­su­lain 4§:n 1 momen­tis­sa tarkoite­tut Asi­akkaan tun­temisek­si han­ki­tut tarpeel­liset tiedot — Rahan­pe­su­lain 4 § 3. mom. mukaiset varo­jen alku­perän selvit­tämiseen liit­tyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poli­it­tis­es­ti vaiku­tus­val­taiseen henkilöön liit­tyvän tehoste­tun tun­temisvelvol­lisu­u­den täyt­tämisek­si han­ki­tut vält­tämät­tömät tiedot

- ulko­maalaisen Asi­akkaan, jol­la ei ole suo­ma­laista henkilö­tun­nus­ta, osalta tieto Asi­akkaan kansalaisu­ud­es­ta ja matkus­tusasi­akir­jan tiedot

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimek­siantopäiväkir­jan tieto­ja säi­lytetään kymme­nen (10) vuot­ta toimek­sian­non päät­tymis­es­tä. Rahan­pe­su­lain mukaisia tieto­ja säi­lytetään viisi (5) vuot­ta, jollei kyseis­ten tieto­jen edelleen säi­lyt­tämi­nen ole tarpeen rikos­tutkin­nan, vireil­lä ole­van oikeudenkäynnin

taik­ka rek­ister­in­pitäjän tai sen palveluk­ses­sa ole­van oikeuk­sien tur­vaamisek­si. Tieto­jen ja asi­akir­jo­jen edelleen säi­lyt­tämisen tarpeel­lisu­us tutk­i­taan täl­löin viimeistään kol­men (3) vuo­den kulut­tua edel­lis­es­tä säi­lyt­tämisen tarpeel­lisu­u­den tark­istamis­es­ta (Lain rahan­pe­sun ja ter­ror­is­min rahoit­tamisen estämis­es­tä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot pois­te­taan sen jäl­keen, kun henkilötiedon säi­lyt­tämiselle ei enää ole tarvet­ta. Mikäli henkilöti­eto­jen keräämi­nen ja säi­lyt­tämi­nen on perus­tunut ain­oas­taan Asi­akkaan suos­tu­muk­seen, pois­te­taan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilöti­eto­ja kerätään Asi­akkaal­ta itseltään toimek­siantosopimuk­sen, osto- tai vuokratar­jouk­sen ja muiden toimek­siantoon liit­tyvien tapah­tu­mien, selonot­tovelvol­lisu­u­den täyt­tämisen ja asi­akir­jo­jen laa­timisen yhtey­dessä, rek­ister­in­pitäjän palvelui­ta muu­toin käytet­täessä tai muu­toin suo­raan Asi­akkaal­ta esimerkik­si asun­to- ja kohde-esit­te­lyis­sä. Henkilöti­eto­ja voidaan kerätä ja päivit­tää myös esim. isän­nöit­si­jä­toimis­toista, väestörek­ister­istä ja muista vira­nomais­rek­istereistä sekä luottotietorekistereistä.

Suos­tu­muk­seen perus­tu­vat tiedot kerätään suo­raan Asi­akkaal­ta tai hänen suos­tu­muk­sel­laan vira­nomaisen tai kol­man­nen tahon ylläpitämistä rek­istereistä tai lähteistä.

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Rek­ister­in­pitäjä voi luovut­taa henkilöti­eto­ja voimas­saol­e­van lain­säädän­nön sal­lim­i­sis­sa ja velvoit­tavis­sa rajois­sa, sekä osa­puolten välisen sopimuk­sen toteut­tamisek­si tai asial­lisen yhtey­den täyt­tyessä. Henkilöti­eto­ja voidaan luovut­taa siten esimerkik­si alue­hallintovi­ras­tolle ja muille vira­nomaisille, kau­pan­teon yhtey­dessä kau­pan osa­puolten pankeille ja toimek­sian­non eri vai­heis­sa mm. isän­nöit­si­jälle ja maanmittauslaitokselle.

Tieto­ja ei sään­nön­mukaises­ti siir­retä Euroopan union­in tai Euroopan talousalueen ulkop­uolelle. Tieto­ja voidaan kuitenkin siirtää tai luovut­taa Euroopan union­in tai Euroopan talousalueen ulkop­uolelle lain sal­lim­in tavoin, mikäli tiedot siir­retään maa­han, jos­sa Euroopan komis­sio on toden­nut tieto­suo­jan tason ole­van riit­tävä, tai sopimusjär­jeste­lyin voidaan taa­ta tieto­suo­jan riit­tävä taso. Siir­to EU:n ulkop­uolelle voi väli­aikaises­ti tapah­tua myös eri­lais­ten pil­vipalvelu­jen käyt­tämisen yhtey­dessä, kuten esim. OneDriv­en, iCloudin tai Drop­box­in yhteydessä.Viranomaisille tieto­ja luovute­taan lain edel­lyt­tämis­sä tapauksissa.

Kaup­pahin­ta- ja kau­pan kohteen mui­ta tieto­ja luovute­taan lisäk­si Kiin­teistön­väl­i­tysalan Keskus­li­it­to (KVKL) ry:lle, jos­sa tiedot tal­len­netaan kiin­teistön­välit­täjien käyt­tämään KVKL:n hin­taseu­ran­ta­palvelu­un (HSP) palvelun edel­lyt­tämässä laa­ju­udessa. HSP:sta tieto­ja voidaan luovut­taa edelleen HSP:n asi­akkaille. Kyseisen palvelun tieto­suo­jaseloste on luet­tavis­sa osoit­teessa https://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rek­ister­in­pitäjän tieto­hallinnon ulkois­tamisen yhtey­dessä henkilöti­eto­jen käsit­te­lyä voi tapah­tua myös rek­ister­in­pitäjän ali­hankki­joiden toimes­ta, mut­ta täl­löin vain rek­ister­in­pitäjän luku­un. Sel­l­aisia ali­hankki­joi­ta voivat olla esim. kiin­teistön­väl­i­tysjär­jestelmien ja markki­noin­ti­jär­jestelmien palvelun­tar­joa­jat sekä asun­to­jen myyn­ti-ilmoi­tus­portaale­ja ylläpitävät tahot.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rek­isterin käyt­töoikeus edel­lyt­tää Asi­akas­rek­isterin pääkäyt­täjän myön­tämää käyt­täjä­tun­nus­ta. Pääkäyt­täjä määrit­tää myös muille käyt­täjille myön­net­tävän käyt­töoikeusta­son. Ain­oas­taan niil­lä rek­ister­in­pitäjän työn­tek­i­jöil­lä ja ali­hankki­joiden työn­tek­i­jöil­lä on pääsy tietoi­hin, joille se on työhön liit­tyvien tehtävien hoita­misek­si tarpeel­lista. Tiedot kerätään palvelun tietokan­toi­hin, jot­ka ovat palo­muurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suo­jat­tu­ja. Tietokan­nat sijait­se­vat luk­i­tuis­sa ja var­tioiduis­sa tilois­sa ja tietoi­hin pää­sevät käsik­si vain tietyt ennal­ta määritel­lyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilöti­eto­ja käsit­telee rek­ister­in­pitäjän luku­un tämän ali­hankki­ja, on rek­ister­in­pitäjän ja ali­hankki­jan välisil­lä sopimuk­sil­la huole­hdit­tu asian­mukaisten suo­ja­toimien jär­jestämis­es­tä ja varmis­tet­tu, että henkilöti­eto­jen käsit­te­ly täyt­tää tieto­suo­jalain­säädän­nön vaatimukset.

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

9.1 Tieto­jen tarkas­t­a­mi­nen, saami­nen ja siirtäminen

Asi­akkaal­la on oikeus tarkas­taa, mitä hän­tä koske­via tieto­ja on tal­len­net­tu Asi­akas­rek­isteri­in. Asi­akkaan on esitet­tävä tarkas­tus­pyyn­tö rek­ister­in­pitäjälle kir­jal­lis­es­ti omakä­tis­es­ti allekir­joite­tus­sa muo­dos­sa tai sitä vas­taaval­la taval­la var­men­netus­sa asi­akir­jas­sa, taik­ka sähköpostitse.

Edel­lä san­otus­ta poiketen, Asi­akkaal­la ei ole oikeut­ta tarkas­taa rahan­pe­su­lais­sa sääde­tyn ilmoi­tus- tai selonot­tovelvol­lisu­u­den täyt­tämisek­si han­kit­tu­ja tieto­ja (Rahan­pe­su­lain 4:3 §). Tieto­suo­javal­tu­utet­tu voi kuitenkin Asi­akkaan pyyn­nöstä tarkas­taa näi­den tieto­jen käsit­te­lyn lain­mukaisu­u­den. Rek­ister­in­pitäjä toimit­taa edel­lä maini­tut tiedot Asi­akkaalle 30 päivän kulues­sa tarkas­tus­pyyn­nön esit­tämis­es­tä. Asi­akkaal­la on oikeus saa­da hän­tä koske­vat itse toimit­ta­mansa asi­akastiedot siir­re­tyk­si kol­man­nelle osa­puolelle jäsen­nellysti ja yleis­es­ti käytössä olevas­sa koneel­lis­es­ti luet­tavas­sa muo­dos­sa. Rek­ister­in­pitäjä säi­lyt­tää kuitenkin siir­re­tyt tiedot tämän tieto­suo­jaselosteen mukaisesti.

9.2 Virheel­lisen tiedon oikaiseminen

Asi­akkaal­la on oikeus oikaista itseään koske­via henkilörek­isteri­in tal­len­net­tu­ja tieto­ja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

9.3 Tiedon käsit­te­lyn vas­tus­t­a­mi­nen tai rajoit­ta­mi­nen ja tiedon poistaminen

Asi­akkaal­la on oikeus vas­tus­taa hän­tä itseään koske­via tieto­jen käsit­te­lyä suo­ra­main­on­taa, etämyyn­tiä ja muu­ta suo­ra­markki­noin­tia sekä markki­na- ja mielipi­de­tutkimus­ta ja rek­ister­in­pitäjän liike­toimin­nan kehit­tämistä varten sekä rajoit­taa hän­tä koske­vien tieto­jen käsit­te­lyä, sekä oikeus saa­da hän­tä koske­vat jo rek­isteröidyt mainit­tuun tarkoituk­seen tal­len­netut henkilötiedot pois­te­tuk­si, vaik­ka peruste tiedon käsit­te­lylle muu­toin olisikin.

9.4 Suos­tu­muk­sen peruuttaminen

Mikäli rek­isteris­sä ole­va tieto perus­tuu Asi­akkaan anta­maan suos­tu­muk­seen, on suos­tu­mus kos­ka tahansa peru­utet­tavis­sa ilmoit­ta­mal­la tässä selosteessa maini­t­ulle rek­ister­in­pitäjän edus­ta­jalle. Pyyn­nön perus­teel­la pois­te­taan kaik­ki ne tiedot, joi­ta ei ole säi­lytet­tävä, tai voi­da säi­lyt­tää, lain tai muun tässä tieto­suo­jaselosteessa maini­tun perus­teen nojalla.

9.5 Menet­te­ly oikeuk­sien käyttämisessä

Tarkastus‑, oikaisu- tai muun pyyn­nön voi esit­tää otta­mal­la yhteyt­tä rek­ister­in­pitäjän asi­akas­palvelu­un tässä selosteessa maini­tu­il­la yhteystiedoilla.

9.6. Erim­ielisyy­det

Asi­akkaal­la on oikeus saat­taa asia Tieto­suo­javal­tu­ute­tun käsit­te­lyyn, jos rek­ister­in­pitäjä ei nou­da­ta Asi­akkaan oikaisu- tai muu­ta pyyntöä.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rek­ister­in­pitäjä ei tee henkilöti­eto­jen poh­jal­ta Asi­akkaaseen kohdis­tu­vaa pro­filoin­tia tai käytä automaat­tista päätöksentekoa.